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从活动策划到活动的组织与时间安排

发布时间:2020-08-05 17:23:20

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任何活动都有其节奏和流程,必须予以妥善安排,所有细节都需要事先组织有条不紊,对活动进行精心统筹安排是确保活动执行顺利进行的前提条件,因为这样才能分清轻重缓急,并将活动的结束时间及各项工作时间要求安排得恰到好处。一、时间推进表: 在确定客户目标、活动目标、活动风格,编

任何活动都有其节奏和流程,必须予以妥善安排,所有细节都需要事先组织有条不紊,对活动进行精心统筹安排是确保活动执行顺利进行的前提条件,因为这样才能分清轻重缓急,并将活动的结束时间及各项工作时间要求安排得恰到好处。

一、时间推进表:

       在确定客户目标、活动目标、活动风格,编制了成本报表以初步预算,发出供应商报价要求并缩小了选择范围,根据活动要素的制订相关签约合同、条件等一系列事宜后,活动安排成为所有参与主体:活动策划人员、公司活动策划团队及供应商。

二、执行流程表:

       执行流程表是你活动的核心,它涵盖了活动从始至终所有的一切,需要专人来编制并掌握列入表中的所有信息,此人必须是与供应商联络并完成计划的合适人选。 执行流程表就是信息指南,它能告诉供应商你希望活动如何开展,明确说明合同的具体内容,列出活动的各项内容,并涵盖得到各方认同的成本价格,及所期望符合活动风格的方式安排活动的各个要素。执行流程表中的信息是保密的,要确保让收到执行流程表的供应商和其他人等能够意识到这一点。

三、时间安排:

       选择合适的活动日期是活动取得成功的重要因素之一,除了确保多数客户能出席之外,选择活动日期的时候还要考虑其他因素,在制定*终计划之前还要考虑季节因素,气候也是需要考虑的因素之一,确定活动时间应从后向前安排——确定年份、月份、星期、具体日期。在时间推进表上列出进驻场地、安装设备、排练、正式活动、拆除设备和撤离等多方面的要求,并制订出活动的时间安排与物流要求,以了解是否有充分的时间进行策划和准备。

四、日期的选择:

       在*终确定活动日期之前,需要综合考虑以下方面及它们可能会给活动带来的影响:

       1、主要节假日:

       检查一下活动日期前后是否有什么主要的节假日,以免客人在节假日前后有自己的个人计划,从而影响外出活动的出席状况。

       2、休息日:

       企业是否考虑将活动安排在休息日的前后周一或周五晚上?这也会影响活动的出席率,人们对于休息天充满期待,往往提前就做好计划。

       3、体育赛事:

       在举办活动的同时,是否有一些重大的体育赛事也在举办?

       4、其他特殊活动:

       活动举办当天是否还有其他活动在举行?抽出时间对整个城市的活动安排进行追踪了解,活动当天是否有剧场首学或电影首映?是否有一些其他相关的活动,提前找到解决方案,以面临活动当天发生各种状况。


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